【対談企画】人事部(採用広報)のリモートワークどうやってるか:社内情報の把握〜面接の対応方法やオンライン面接トラブルの対処法!

人事部(採用広報)のリモートワークどうやってるか
かない@パソコン博士

急成長中HRテックベンチャーで人事兼社内SEを勤めるSさんにお仕事内容を伺いました。

Sさん:

私が働いている会社はSaaaS型HRシステム開発がメイン事業です。

私は、人事として主に採用広報を行っているのですが、少人数の会社ということもあり社内SEも兼任しています。

会社は今成長フェーズで採用への投資も積極的なので、広報活動や求人作成、面談、面接と慌ただしい日々を送っています。

コロナ禍でさまざまな企業がリモートワークの推進とか人件費削減を行っているので、HRテック需要が伸びているんですよ。

社内の営業やエンジニアの負担を軽くするためにも、早く社内環境を整えようと人事業務に励んでいます。

会社として活気があり、とても楽しい段階だと思いますね。

かない@パソコン博士

会社として今まさに採用広報が重要な段階なんですね。人事部はリモートワークを導入されているのでしょうか?

Sさん:

人事部は基本週3回、出社する組と交代制でリモートワークをしています。

人事はまず自分自身が社内制度を実践することで社内に還元する必要があると考えているのですが、実際のところさまざまな場面で苦戦しましたね。

まずは社内の情報のキャッチアップや外部向けの発信をどうするか。

さらに、社内の環境づくりを強化している最中なので従業員のエンゲージメントアップに向けた社内広報も難しかったです。

採用の面談・面接については、テレビ電話ツールを導入し、オンライン上でのコミュニケーション方法を試行錯誤しました。

かない@パソコン博士

リモートワークだと難しい部分が多かったのですね。それぞれについてどのように工夫されているのでしょうか?

Sさん:

一つ目の、社内の情報のキャッチアップや外部向けの発信は、他部署のオンラインミーティングになるべくオブザーバー参加するようにしていました。オブザーバー参加って対面よりオンラインの方が気軽に入りやすいんですよね。

また、全員が参加する朝礼や夕礼のタイミングで、プラスワンのコミュニケーションを取るように努めました。

日中顔を合わせないため、全員集まる場が情報収集の一番のチャンスなんですよね。

メンバーの発言に対してなるべく反応をコメントしたり、全員がよりコメントしやすいように絵文字を付けて打ってみたり。

チーム内で進捗共有をする時間には、最近あったことも話すようにし、面白い資料や盛り上がったコメントがあればスクリーンショットしてネタを溜めています。

二つ目の、従業員のエンゲージメントアップについては、チャット上で雑談ルームを作ってテーマを投げかけたり、社内報の投稿頻度を上げました。

社内報は一人につき一言の回答で済むテーマだと継続して続けやすいことが分かりました。

例えば、趣味やオススメのリモートグッズ、在宅生活での密かな楽しみ、コロナ禍が明けたらやりたいことなどです。

こんなことをちょこちょこ発信した後にオンライン飲み会を行うと話題が自然にできてさらに効果がありました。

三つ目の、採用の面談・面接については、オンラインで無意識に悪い印象を与えてしまわないよう、画面の角度に気をつけたり、対面時より1.5倍ほど大きくリアクションをしたりしていました。

ただ、社内の空気感を伝えることが少し難しかったですね。

面接官たちが同じ場所に集まれば、面接中も自然に話の掛け合いが生まれるのですが、オンラインだと淡々としてしまったり。

周りで働くメンバーの様子も見せられないため空気感が伝わりにくかったです。

また、会話が最小限になれば相手の本音も引き出しづらいという課題もありました。

そこで、オンラインだからこそのメリットを活かし、相手が言葉に詰まったときは、就活ノートを見ながら答えても良いですよと促したり、現在勉強していることの話が出れば参考者や本を実際に見せてもらったりして濃いコミュニケーションが取れるようになりました。

面接の途中でトラブルが起こって焦ることもありましたが、濃いコミュニケーションを取れるようになってからは順調に対応できるようになったと思います。

リモートワークのポイント
  1. 社内情報のキャッチアップや外部向けの発信はオブザーバー参加にする
  2. 従業員のエンゲージメントアップはチャット上で雑談ルームを作ってテーマを投げかけたり、社内報の投稿頻度を上げる
  3. 採用の面談・面接は、オンラインで無意識に悪い印象を与えてしまわないように、画面の角度に気をつけ、対面時より1.5倍ほど大きくリアクションをする
かない@パソコン博士

オンラインだからこそできることもあるのですね!ちなみに、面接時にどんなトラブルが起こってどうような対応をされたのですか?

Sさん:

最も頻繁に起こるのは、音が聞こえないトラブルですね。

話す人の声が小さかったり、周囲の音がうるさくて声がかき消されている場合もありますが、ネットや機器の接続状況が悪いことがほとんどです。

パソコンから音が出ない!原因や対処法・解決法、やってはいけないこと、事前対策を解説

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ネットや機器の接続状況が悪い場合は、以下の手順で設定などを確認しました。

オンラインツールはZOOMを利用しているのでその場合の対処法です。

左下の「オーディオに参加」をクリックし、マイクマークが表示されるとオーディオに参加できます。

左下のミュートボタンの横の三角をクリックすると接続するマイクやスピーカーを選択することができます。前回使用した設定のままになっていることがあります。

オンラインツールの設定かパソコンの設定で音量を上げます。パソコンの設定の場合は、パソコン画面の最上部に「Zoom US」と表示され、クリックすると「設定」が出てきます。そこからスピーカーの「出力音声を最大化」にします。

接続し直した段階でスピーカーの設定画面表示されなければ、パソコンを再起動してみます。

 【iPhone/iPadの場合】

設定アプリを開き、下のほうにスクロールするとZoomのアプリの設定が出てきます。Zoomのアプリの設定を開き、マイクのアクセスをオンにします。

マイクが付いていないパソコンも稀にあります。その場合はイヤホンマイクを付けて再度参加します。

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また、タイムラグが発生することもあります。

タイムラグが発生した時は、その場では端末を切り替えて再度参加してもらったり、会話のペースを合わせて対応していましたが、以下のパターンで根本的な改善をすることができます。

タイムラグの解決方法
  1. ルーターを再起動する
  2. 通信速度の速い回線に乗り換える
  3. LANケーブルを買い替える。長さが長くてカテゴリ6以上のものを選びます。
  4. そもそもパソコンのスペックの問題かもしれません。買い替えた方が良い場合もあります。
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かない@パソコン博士

Sさん、ありがとうございました!

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かない@パソコン博士
かない@パソコン博士
パソコン博士。株式会社ケイ・ブリッジ パソコン修理担当。5歳の時に買い与えられたファミコンに興味を持ち、小学校では分解・組み立てて遊んでいた。中学校ではコンピューター部にも所属し、自分でテレビゲームを作ることに成功。大学では情報系学部に所属、研究室グループで開発された分析ソフトは経産相(当時通産省)での利用が決定。Googleが主催するビジネスコンテストの世界大会出場、大阪経済戦略局のIotプログラム選出、組み込み系デバイスの開発チーム参加、企業向けのパソコン講座講師を務めている。