働き方改革の取り組みのひとつとして推し進められてきたテレワークですが、現在では、国や自治体よりテレワーク強化が要請されています。
感染症の収束後もテレワークを継続したい意向の企業も多く、今後はニューノーマルな働き方としてテレワークが定着する可能性も否めません。
今回はテレワークのやり方と、テレワークの中でもっとも多いとされる在宅勤務のやり方について、解説します。
目次
テレワークとは
テレワークとは「tele（離れた）」と「work（働く）」を合わせた造語で、ICT（情報通信技術）を利用した時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方を意味します。
テレワークは「在宅勤務」と「モバイルワーク」、「サテライトオフィス」の3つの働き方に分けられており、すべての総称として使用されています。
テレワークの実施率と継続希望率
感染症防止対策として、テレワークを実施する企業が大幅に増加しています。
例として東京都が行った調査では、2020年3月時点で24.0パーセントの企業がテレワークを導入しているのに対し、翌月の4月には62.7パーセントもの企業がテレワークの導入を実施しています。
緊急事態宣言により、一時的にテレワークの実施率が上がったと思われますが、コロナ過の収束後もテレワークを実施したいと思う人は多いようです。
総務省の調査によると、テレワークの実施者の全体の6割以上がテレワークを継続したいと感じているようです。
新型コロナウイルスが感染拡大する以前はテレワークに対して二の足を踏む企業も多く見られましたが、緊急事態宣言以降は積極的に取り組む企業も増加傾向にあり、今後はさらにテレワークを実施する人口が増えるのではと予想されます。
テレワークのやり方
テレワークで会社と同じ業務を行うためには、次のいずれかのやり方の中から選ばなくてはなりません。
- リモートデスクトップを利用する
- クラウド型アプリを利用する
- 仮想デスクトップを利用する
- 会社のパソコンを持ち帰る
リモートデスクトップを利用する
リモートデスクトップとは、ネットワークで接続されたほかのパソコンのデスクトップ環境を遠隔操作する仕組みの総称です。
パソコンやモバイル端末などを利用して、テレワーク先から社内に設置された端末のデスクトップ環境の閲覧や操作ができます。
会社で行っていた業務をテレワーク先で継続できるだけでなく、使用したファイルは会社の端末に保存されます。
手元のパソコンにはデータが保存されないため、情報漏えいが起きにくい点が特長です。
クラウド型アプリを利用する
クラウドサーバー上のアプリにアクセスし、作業を行うやり方です。
インターネット環境さえ整っていれば、場所や利用端末を問わず、同じ環境で作業が行えます。
クラウド上で使用したデータは、会社・自宅のいずれの端末でも保存することが可能なため、情報管理の徹底が求められます。
仮想デスクトップを利用する
会社のサーバー上で提供される「仮想デスクトップ（VDI／Virtual Desktop Infrastructure）」に、テレワーク端末からログインして利用するやり方です。
ローカル端末で使用するデスクトップ環境を仮想化し、サーバー上に集約させる仕組みで、処理やデータ管理はサーバー側で実行されます。
遠隔で操作した作業内容はサーバー側で保存し、テレワーク側の端末にはデータは残らないため、情報漏えいのリスクを軽減できます。
転送された仮想デスクトップ画面上で作業が行えるため、ユーザー側は最小限の機能の端末さえあれば、どこでも利用できます。
会社のパソコンを持ち帰る
会社で利用しているパソコンを持ち帰り、社外で業務を行うやり方です。
会社と同じ端末が利用できるため、普段使い慣れているOSやアプリなどを使って操作を行えます。
新たにパソコンの環境を整える必要もなく、すぐにテレワークを開始できます。
ただし、社内機密が格納されたパソコンを社外に持ち運ぶため、盗難や紛失などによる情報漏えいのリスクは高まります。
また、テレワークを実施するたびにパソコンを持ち帰らなくてはならないため、社内勤務から在宅勤務への急なスケジュール変更に対応できません。
在宅勤務のやり方
テレワークで在宅勤務を始める場合は、上項のテレワークのやり方を踏まえたうえで、事前に以下の準備を整える必要があります。
- テレワークに必要なアイテムをそろえる
- インターネット回線を整備する
- セキュリティソフトを導入する
- コミュニケーションツールを導入する
テレワークに必要なアイテムをそろえる
新たに在宅勤務を始める場合、以下のアイテムがあるとスムーズに業務を開始できます。
- パソコン
- Webカメラ
- マイク・スピーカー
- ヘッドセット
- USBハブ
- プリンター
- 外付けストレージ
パソコン
在宅勤務を行ううえで、パソコンは欠かせないアイテムです。
テレワークのやり方次第では、それほど高いスペックのパソコンは求められませんが、使用中に動作が不安定にならないパソコンを用意しなくてはなりません。
複数のアプリを起動したり、複数のタブを開いてブラウジングを行うことが多い場合は、操作中にフリーズや強制終了する可能性もあるため、高スペックのパソコンを用意しておいたほうが良いでしょう。
Webカメラ
在宅勤務ではビデオ通話を利用してミーティングや会議を行う機会も多いため、Webカメラは欠かせません。
新しいパソコンはWebカメラが内蔵されていることも多いですが、解像度が低い機種も多く、角度調整もできないため、別途外付けのWebカメラを用意しておくと役立ちます。
マイク・スピーカー
マイクやスピーカーはWebカメラ同様、内蔵されているパソコンがほとんどですが、機種によっては感度が低く雑音を拾いがちです。
よりクリアな音声でビデオ通話を行いたい場合は、外付けのマイクとスピーカーが必要です。
ヘッドセット
集中してWeb会議やミーティングを行いたい場合や、外出先で通話を行う場合、ヘッドセットが役立ちます。
ヘッドホンにマイク機能が搭載されているため、相手の音声が聞き取りにくい場合や、周囲の音を拾いたくない場合にヘッドセットはおすすめです。
ヘッドセットは無線タイプか有線タイプを利用できますが、テレワークでは安定した音声のやり取りが求められるため、有線タイプを選んだほうが良いでしょう。
USBハブ
ノートパソコンは搭載されているUSBポート数が少ないため、接続する周辺機器が多い場合は事前にUSBハブを用意しておきましょう。
USBハブには、ACアダプタから電力を供給できるセルフパワー方式と、パソコンのUSBポートから電力供給を受けられるバスパワー方式の2種類があります。
接続する周辺機器の消費電力が大きい場合は、安定した電力供給を受けられるセルフパワー方式を選びましょう。
プリンター
書類の電子化が進んでいることから、テレワークにプリンターは不要なように思えますが、画像のスキャンや書類の申請などで使用することもあります。
プリンターの使用頻度が高い場合は、テレワーク開始前にそろえておく必要があります。
取引先とFAXでのやり取りが必要な場合は、複合型のプリンターを選んでください。
外付けストレージ
パソコンが突然フリーズして強制終了を余儀なくされたり、電源がいきなり落ちるなどのトラブルが発生すると、作業中のデータは高い確率で消失する可能性があります。
最新のパソコンであっても、いつどのような不具合が発生するか分からないため、定期的に外部ストレージにデータをバックアップしなくてはなりません。
テレワークではデータ保存も自己管理になることが多いため、万が一に備えてSSDやハードディスクなどの外付けストレージを用意しておくことをおすすめします。
インターネット回線を整備する
テレワークで在宅勤務を始める場合、インターネット回線は必ず必要になります。
会社のシステムにアクセスしたりクラウドサービスを利用するなど、テレワークではあらゆるシーンでインターネットを活用します。
契約すればすぐに利用できるモバイルWi-Fiを利用する人も多いですが、テレワークでは安定したネット環境が求められるため、なるべく固定回線を利用したほうが良いでしょう。
ただし、固定回線の場合は工事が必要になるため、在宅勤務を始める予定に合わせて調整が必要です。
セキュリティソフトを導入する
会社側で何らかのセキュリティ対策を講じていても、自分のパソコンにセキュリティソフトを導入していなければ、ウイルス感染や情報漏えいの可能性が高まります。
仕事の調べものでWebページを開く場合やメールの送受信などを行う際は、自宅で契約しているインターネット回線を利用します。
悪質なWebサイトは、訪問するだけで悪意のあるプログラムやウイルスを侵入させられる場合もあります。
また、メールの添付ファイルからウイルスが侵入する危険もあるため、必ずテレワークを始める前にセキュリティソフトをインストールしておきましょう。
コミュニケーションツールを導入する
社内システムにコミュニケーションツールが備わっていない場合、ビデオ通話やチャットが行えるツールの導入が必要になります。
最近ではSlackやChatWorkなど、数多くのビジネスチャットツールが提供されているため、会社が推奨するツールを事前にインストールしましょう。
テレワーク・在宅勤務のやり方：まとめ
テレワークのやり方や在宅勤務のやり方についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。
初めて在宅勤務を行う場合、パソコンや周辺機器の設定などが必要になるため、パソコン初心者にはハードルが高く感じるかもしれません。
自分で設定は難しいと感じた場合は、パソコンのサポートを行っているパソコン修理業者に相談してみましょう。
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